Kleinunternehmerregelung Grundlagen

Kleinunternehmerregelung – Alles was du darüber wissen musst!

Du hast eine tolle Geschäftsidee, möchtest nun ein Unternehmen gründen und überlegst dir jetzt vielleicht, ob du nach der Geschäftsgründung die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen sollst.
Dann stellst du dir jetzt bestimmt erst einmal viele Fragen. “Was ist die Kleinunternehmerregelung überhaupt?”, “Wer kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?” und “Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?”.
Es ist mehr als verständlich, dass viele Gründer, gerade zu Beginn, mit diesen Fragen ziemlich überfordert sind.
Aber keine Sorge! Wir bringen Licht ins Dunkel und fassen für dich alle wichtigen Fakten zur Kleinunternehmerregelung verständlich zusammen, so dass deinem Start in die Selbstständigkeit nichts mehr im Wege steht!

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung im Umsatzsteuerrecht. Sie kann von Unternehmen in Anspruch genommen werden, sofern sie die Voraussetzungen, die in §19 Abs. 1 UStG festgelegt sind, erfüllen.

Kleinunternehmerregelung Grenze

Welche Kriterien muss ich erfüllen, damit ich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann?

Wenn du als Unternehmer die Kleinunternehmerregelung anwenden willst, dann musst du gewisse Umsatzgrenzen beachten.

Im UStG steht hierzu unter §19 Abs. 1 folgendes:

“Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.”

Das bedeutet im Klartext, dass Unternehmer die Kleinunternehmerregelung nur in Anspruch nehmen können, wenn ihr tatsächlicher Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 € liegen wird.
Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt werden, kann die Kleinunternehmerregelung angewendet werden. Erfüllst du eine der beiden Kriterien nicht, dann kannst du die Kleinunternehmerregelung nicht mehr anwenden. Du unterliegst dann der Regelbesteuerung und gilst als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer.
Wir haben dir hierzu einige Beispiele aufgelistet, die dir zeigen, in welchen Fällen du die Kleinunternehmerregelung anwenden kannst und in welchen nicht.

Beispiel 1
Umsatzgrenze Kleinunternehmerregelung

Im Vorjahr lag dein tatsächlich erwirtschafteter Umsatz bei 21.500 € und im laufenden Jahr wird dein voraussichtlicher Umsatz bei 45.000 € liegen.
Du kannst also für das laufende Jahr die Kleinunternehmerregelung weiterhin anwenden, da du sowohl die Umsatzgrenze für das Vorjahr nicht überschritten hast und auch die Umsatzgrenze für das laufende Jahr voraussichtlich nicht überschreiten wirst.

Achtung: Im Folgejahr hast du nun allerdings kein Anrecht mehr auf die Kleinunternehmerregelung, da du mit deinen Umsätzen für das Vorjahr nicht mehr unter den vorgegebenen 22.000 €, sondern bei 45.000 €, liegst. Somit erfüllst du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nicht mehr und unterliegst somit ab dem 01. Januar des Folgejahres der Regelbesteuerung.
Das gilt übrigens auch dann, wenn dein zu erwartender Umsatz für das Folgejahr deutlich unter den 22.000 € liegen würde. Auch dann unterliegst du der Umsatzsteuerpflicht, weil der Umsatz des Vorjahres eben nicht unter 22.000 € liegt und du somit nicht mehr beide Bedingungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst.

Beispiel 2
Kleinunternehmerregelung Kriterien

Im Vorjahr lag dein tatsächlich erwirtschafteter Umsatz bei 23.000 €.
Du kannst nun für das laufende Jahr die Kleinunternehmerregelung nicht mehr anwenden, da dein Umsatz für das Vorjahr nicht unter den geforderten 22.000 € liegt.
Du unterliegst ab dem 01.01. des laufenden Jahres nun also der Regelbesteuerung und musst somit Umsatzsteuer auf deine Leistungen erheben und diese auch an das Finanzamt abführen.

Beispiel 3 - Gründungsjahr
Voraussetzungen Kleinunternehmerregelung

Du gründest im Jahr 2021 ein eigenes Unternehmen. Da du nun natürlich kein Vorjahr hast, in dem du Umsätze generieren konntest, gilt die Umsatzgrenze von 22.000 € in diesem Fall nicht für das Vorjahr, sondern für dein Gründungsjahr.
Du kannst die Kleinunternehmerregelung daher also in Anspruch nehmen, sofern deine vorausichtlichen Umsatze des Gründungsjahres unter 22.000 € liegen.
Vorausgesetzt ist hierbei natürlich, dass du am 01.01. eines Jahres gründest.
Die Umsatzgrenze von 22.000 € gilt nämlich für ein volles Kalenderjahr.
Wenn du nicht am 01.01. gegründet hast, dann müssen die 22.000 € anteilig auf volle Kalendermonate heruntergerechnet werden.
Im Falle einer Gründung zum 01.06.2021 dürfen deine voraussichtlichen Umsätze für das Gründungsjahr somit 12.833,33 € betragen (22.000 € / 12 Monate x 7 Monate).

Wenn du im Gründungsjahr unter der Umsatzgrenze bleibst, dann darfst du die Kleinunternehmerregelung auch im Folgejahr weiterhin in Anspruch nehmen und Umsätze bis zu einer Grenze von 50.000 € erwirtschaften.

Beispiel 4
Kleinunternehmerregelung Beispiele

Du hast im Vorjahr Umsätze in Höhe von 20.000 € getätigt. Am Ende des laufenden Wirtschaftsjahres stellst du fest, dass die Umsätze des laufenden Wirtschaftsjahres 21.500 € betragen haben. Du liegst mit deinen Umsätzen somit wieder unter der Grenze von 22.000 €. Daher darfst du also auch im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung weiterhin in Anspruch nehmen, sofern deine geplanten Umsätze für das Folgejahr unter 50.000 € liegen. Dasselbe gilt übrigens auch für die darauffolgenden Jahre.
Solange deine Umsätze des Vorjahres die Grenze von 22.000 € und deine Umsätze des laufenden Jahres die Grenze von 50.000 € nicht übersteigen, solange kannst du die Kleinunternehmerregelung auch in den Folgejahren anwenden.

Fazit zu den beschriebenen Beispielen:

Solange du beide Vorraussetzungen erfüllst (tatsächlicher Umsatz des Vorjahres unter 22.000 € und voraussichtlicher Umsatz des laufenden Jahres unter 50.000 €) solange darfst du die Kleinunternehmerregelung auch anwenden.
Wenn du eine der beiden Bedingungen nicht mehr erfüllst, dann hast du keinen Anspruch mehr auf die Kleinunternehmerregelung und musst zur Regelbesteuerung wechseln. Der Wechsel zur Regelbesteuerung erfolgt übrigens immer zum Jahreswechsel, also zum 01.01. eines Kalenderjahres.

Wie kann ich die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Wenn du gerade dabei bist zu gründen, dann kannst du die Kleinunternehmerregelung auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Unternehmer, nach ihrer Geschäftsgründung, ausfüllen und an ihr zuständiges Finanzamt übermitteln.
Das Ausfüllen und die Übermittlung des Fragebogens erfolgt online über das Portal ELSTER. Im Fragebogen gibt es einen Abschnitt, der sich Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer nennt. Hier kannst du ankreuzen, ob du die Kleinunternehmerregelung anwenden möchtest. Wenn du die notwendigen Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst und sie auch in Anspruch nehmen möchtest, dann setzt du hier einfach dein Kreuz und kannst dann zukünftig von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Wenn du allerdings schon einige Zeit lang selbstständig bist und somit auch keinen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen musst, dann kannst du die Kleinunternehmerregelung mithilfe einer formlosen Mitteilung ans Finanzamt beantragen.

Bindungsfrist

Auch, wenn du die Bedingungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst, bist du nicht dazu verpflichtet, sie auch in Anspruch zu nehmen. Du kannst auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung natürlich auch ankreuzen, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Solltest du allerdings freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, dann bist du an diese Entscheidung 5 Kalenderjahre lang gebunden. Das bedeutet, dass du erst nach Ablauf von 5 Jahren wieder von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung wechseln kannst. Das gilt selbst dann, wenn du innerhalb von diesen 5 Jahren nur sehr geringe Umsätze erzielst. Auch in diesem Fall ist ein Wechsel erst nach 5 Kalenderjahren möglich.

Andersherum, also von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, ist ein Wechsel übrigens jederzeit, zum Jahreswechsel, möglich.
Aber auch hier gilt wieder: Verzichtest du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, bindest du dich für 5 Jahre an diese Entscheidung!

Fakten Kleinunternehmerregelung

Wie lange kann ich die Kleinunternehmerregelung anwenden?

Du kannst die Kleinunternehmerregelung fortlaufend anwenden, solange du beide Kriterien für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregeleung erfüllst. Das bedeutet im Klartext, wenn dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird, dann kannst du die Kleinunternehmerregelung weiterhin in Anspruch nehmen.
Es gibt hierbei keine festgelegte Zeit oder gar eine Höchstgrenze an Jahren, nach welcher du die Regelung nicht mehr anwenden darfst.
Es ist also völlig egal ob du von der Kleinunternehmerregelung 1, 5 oder 15 Jahre Gebrauch machen willst.
Solange beide Bedingungen gegeben sind, kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden.

Was passiert, wenn ich über die Umsatzgrenze komme?

Lag dein Umsatz des Vorjahres unter 22.000 €, dann darfst du die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr anwenden, vorrausgesetzt dein voraussichtlicher Umsatz des laufenden Jahres liegt nicht über 50.000 €.
Voraussichtlich bedeutet, dass du zu Jahresbeginn schätzt, dass du die Umsatzgrenze von 50.000 € im laufenden Jahr nicht übersteigen wirst. Falls sich nun nachträglich herausstellt, dass du nicht 50.000 € sondern beispielsweise 58.000 € an Umsatz generiert hast, etwa aufgrund von einem unerwarteten Auftrag, dann musst du rückwirkend keine Erhebung der Umsatzsteuer befürchten.
Das gilt allerdings nur, wenn zu Jahresbeginn noch nicht vorhersehbar war, dass der Umsatz im Laufe des Jahres die Grenze von 50.000 € übersteigen würde.

Wichtig: Auch wenn du keine Umsatzsteuernachzahlung für das laufende Jahr zu befürchten hast, so musst du nun allerdings im Folgejahr ohne Wenn und Aber zur Regelbesteuerung wechseln.

Tipp: Wenn du zur Regelbesteuerung wechseln musst, weil du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nicht mehr erfüllst, dann heißt das nicht, dass du auch dauerhaft bei der Regelbesteuerung bleiben musst. Solltest du die Kriterien für die Kleinunternehmerregelung wieder erfüllen, kannst du von der Regelbesteuerung wieder zurück zur Kleinunternehmerregelung wechseln. Den Wechsel kannst du über eine formlose Mitteilung ans Finanzamt beantragen.
Das gilt natürlich nur, wenn nicht freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hast. Wie bereits in diesem Beitrag erwähnt, bist du in diesem Falle 5 volle Jahre an deine Entscheidung gebunden und kannst erst nach Ablauf dieser Zeit zur Kleinunternehmerregelung wechseln, sofern du die Bedingungen (Umsatzgrenzen) hierfür erfüllst.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Es besteht keine Pflicht dazu, sich als umsatzsteuerrechtlichen Kleinunternehmer einstufen zu lassen. Wenn du die Kriterien für die Kleinunternehmerregelung erfüllst, dann hast du das Wahlrecht. Das bedeutet, du kannst die Kleinunternehmerregelung anwenden, musst es aber nicht.
Bevor du nun die Wahl triffst, ob du dich als Kleinunternehmer einstufen lassen möchtest oder nicht, solltest du dir erst einmal Gedanken darüber machen, welche Option die beste für dich ist. Damit dir die Entscheidung etwas leichter fällt, haben wir die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung für dich zusammengefasst.

Vorteile
Erklärung der Kleinunternehmerregelung
  • als umsatzsteuerrechtlicher Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen
  • weniger bürokratischer Aufwand, da die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung entfällt
  • einfache Buchführung, da nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterschieden werden muss
  • da, im Gegensatz zu Unternehmern die der Regelbesteuerung unterliegen, keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen ist, können die Preise gegenüber Privatkunden (B2C) günstiger gehalten werden
Nachteile
Beispiele Kleinunternehmerregelung
  • es kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden
  • für Geschäftskunden (B2B) kann keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erstellt werden
  • zum Jahresende müssen die Umsätze immer penibel genau berechnet werden um zu prüfen, ob man die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung auch im Folgejahr noch erfüllt

Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer darfst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Gleichzeitig bist du allerdings auch verpflichtet auf deinen Rechnungen den Grund für die fehlenden Umsatzsteuerangaben zu nennen. Hierzu reicht es, wenn du in deine Rechnung eine einfache Formulierung wie beispielsweise “Die Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UstG” einfügst.

Kleinunternehmerregelung Erklärung

Umsatzsteuererklärung

Als umsatzsteuerrechtlicher Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Allerdings bist du trotzdem verpflichtet eine Umsatzsteuererklärung, zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung abzugeben. Aber keine Sorge, die Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer ist ziemlich schnell ausgefüllt. Neben allgemeinen Angaben wie Name, Anschrift, Steuernummer usw. musst du in dem Abschnitt Angaben zur Besteuerung der Kleinunternehmer (§ 19 Absatz 1 UStG) lediglich deinen Umsatz der letzten zwei Kalenderjahre eintragen.
Das Übermitteln der Umsatzsteuererklärung ist für Unternehmer übrigens ausschließlich auf elektronischem Wege möglich. Die Umsatzsteuererklärung ist spätestens bis zum 31.07. des Folgejahres an das Finanzamt zu übermitteln.

Einkommensteuererklärung als Kleinunternehmer

Der Kleinunternehmer ist, wie jeder andere Unternehmer auch, dazu verpflichtet, jährlich eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Diese Steuererklärung muss dem Finanzamt auf elektronischem Wege übermittelt werden und muss diesem bis spätestens 31.07. des Folgejahres vorliegen. Siehe auch Abgabenordnung § 149 (2). Kleinunternehmer müssen, zusätzlich zur Einkommensteuererklärung, noch folgende Formulare übermitteln:

  • EÜR (Einnahmenüberschussrechnung)
  • Umsatzsteuererklärung
  • Anlage G (bei gewerblicher Tätigkeit) oder
  • Anlage S (bei einer freiberuflichen Tätigkeit)
  • Anlage AVEÜR (sofern Abschreibungen in der EÜR erfasst wurden)

Du solltest übrigens sehr genau darauf achten, die Abgabefrist für deine Einkommensteuererklärung nicht zu verpassen. Verspätet eingereichte Steuererklärungen können hohe Säumniszuschläge nach sich ziehen.

Wenn du deine Steuererklärung nicht selbst erstellst, sondern einen Steuerberater dafür engagierst, dann gelten hierbei andere Abgabetermine.
Die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung verlängert sich dann nämlich auf den 28.02. des übernächsten Jahres.
Beispiel: Du lässt die Steuererklärung für das Jahr 2021 von einem Steuerberater erstellen. Dieser hat bis zum 28.02.2023 Zeit deine Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen.

Mit dem WISO Steuer Sparbuch* können Kleinunternehmer ihre Einkommensteuererklärung, einschließlich aller benötigten Formulare wie z.B. EÜR und Umsatzsteuererklärung, selbst erstellen und elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermitteln.

Wem das jetzt alles ein wenig zuviel war, der kann sich alle Fakten zur Kleinunternehmerregelung auch nochmals in unserem Video ansehen.